CZ
Chcete být v novém roce v klidu a v pohodě? Naučte se plánovat! Místo toho, abyste všechny své povinnosti nosili jen v hlavě, hoďte je na papír. Poradíme vám, jak správně používat poznámkové bloky, zápisníky a diáře, abyste už nikdy na nic nezapomněli a měli vše hotovo.
Proč používat diář nebo zápisník?
Proč vlastně používat plánovací diář? Pokud jste zvyklí nosit veškeré své povinnosti jen v hlavě, jistě uznáte, že je to velmi náročné a stresující. Jakmile si všechny úkoly a povinnosti zapíšete na papír, můžete je s klidným svědomím pustit z hlavy. Pečlivě vedený diář vám zajistí přehled o tom, co vás čeká (klidně na měsíce dopředu). Mnohem lépe si tak dokážete zorganizovat každý svůj den a naučíte se efektivně nakládat se svým časem.
Vyberte si vhodný zápisník
Jestliže jste se rozhodli začít si psát poznámky ručně, budete potřebovat plánovací blok. Po kterém sáhnete? Možná budete chtít používat předvyplněný pracovní diář s datumy, díky kterému nezapomenete na žádný svátek, narozeniny ani jiný významný den. Pokud vám ale klasické plánovací diáře nevyhovují, můžete si vyrobit vlastní zapisnik. Stačit vám k tomu bude prázdný poznámkový blok, který pomocí metody bullet journal proměníte v dokonalý nástroj pro plánování.
Tip: Co je metoda bullet journal? V doslovném překladu označuje bullet journal (ve zkratce Bujo) odrážkový zápisník. Ve skutečnosti se ale jedná o odrážkovou metodu zaznamenávání úkolů, jejímž autorem je Ryder Carroll.
Z plánování udělejte rituál
Z plánování by se měla stát běžná součást vašeho života. Ideální je plánovat hned zkraje měsíce a následně vždy na začátku nového týdne. Nejprve si na čistý papír sepište vše, co vás čeká, co potřebujete zařídit nebo na co nezapomenout. V dalším kroku si jednotlivé poznámky roztřiďte do kategorií a následně je přeneste do zápisníku tak, jak půjdou za sebou.
Buďte konkrétní
Při plánování buďte co nejvíce konkrétní. Jednoslovná poznámka, nebo dokonce zkratka vytržená z kontextu vám může pěkně zamotat hlavu. Místo toho, abyste si do diáře poznamenali jen slovo “balíček”, napište raději “v úterý 12.2. odnést balíček na poštu”.
Dejte svým úkolům prioritu
Ne každý úkol je stejně důležitý. Myslete na to a při plánování přiřaďte každému úkolu důležitost. K prioritizaci úkolů můžete použít odlišné barvy nebo ikonky. Díky tomu budete hned po ránu vědět, které úkoly je třeba odbavit okamžitě a které můžete s klidným svědomím nechat na později. Nebo je delegovat na někoho jiného, případně je zcela opomenout.
Nepište každou maličkost
Mít každý den rozplánovaný do poslední minuty je pro někoho lákavá představa. Ne všechno je ale nutné psát do kalendáře. Jistě zvládnete vynést koš nebo zalít kytky i bez upomínky v diáři. Plánovat si každou maličkost je ve skutečnosti velmi vyčerpávající a může to být dokonce kontraproduktivní. Ujistěte se proto, že do svého plánovacího diáře píšete skutečně jen to nejdůležitější.
Používejte ikony, značky a barvy
Pro zpřehlednění poznámek používejte ikony a značky. Například metoda Bujo pracuje s puntíkem, který značí úkol, fajfkou (splněný úkol), šipkou (úkol přesunutý). Přeškrtnutý řádek pak znamená úplné zrušení, kroužek symbolizuje událost, vykřičník nápad a pomlčka poznámku.
K další kategorizaci poznámek využijte barevné zvýrazňovače. Dejme tomu, že žlutě označíte povinnosti týkající se vašeho zaměstnání, zeleně poznámky vztahující se k rodině a modrou barvu přiřadíte domácím činnostem. Kombinací textu, značek, symbolů a barev získáte maximálně přehledný a funkční diář.
Plánujte si čas na odpočinek
Najít si čas na pravidelný odpočinek může být složitější, než se zdá. Právě proto se vyplatí zařadit ho na svůj seznam úkolů. Vyhraďte si čas na své oblíbené odpočinkové aktivity – může to být masáž, procházka nebo četba knihy.
Na podobném principu funguje pomodoro technika – metoda efektivní organizace a řízení času, která se používá zejména pro efektivnější učení. Je založená na 25 minutových úsecích soustředěné práce přerušovaných 5 minutovými přestávkami, kdy se věnujete nějaké odpočinkové aktivitě.
Pravidelně reflektujte svůj pokrok
Je váš způsob plánování a organizace času skutečně efektivní? David Allen, autor metody Getting Things Done (GTD neboli Mít vše hotovo) radí, abyste jednou za čas provedli revizi stávajících, nadcházejících a dokončených úkolů a ujistili se, že si stanovujete realistická data dokončení a priority. Pravidelně vyhodnocujte svou denní, týdenní a měsíční produktivitu a podle potřeby si upravte pracovní zátěž.
Doveďte svůj zápisník k dokonalosti
Na trhu je k sehnání spousta zápisníků, diářů a plánovačů, které vás nadchnou svým designem, ale jejich zpracování pokulhává. Často nabízejí málo místa na poznámky, chybí jim linkované (nebo naopak prázdné) stránky nebo postrádají odrážkové seznamy. Pokud máte o svém zápisníku jasnou představu, prostě si ho sami vytvořte.
Jako základ vám poslouží v podstatě jakýkoliv poznámkový blok. Seznamy úkolu v něm můžete dělit jako v klasickém diáři, tedy podle dnů, týdnů a měsíců. Ideální je začít přehledným shrnutím celého měsíce a na následujících stranách detailně rozepsat jednotlivé dny. Přidat můžete také souhrnné stránky (shrnutí týdne/měsíce/roku), seznamy (seznam vánočních dárku, tematické seznamy úkolů, seznam věcí na dovolenou, atd.), své vlastní check listy nebo přehled měsíčních příjmů a výdajů. Provedení a výsledná podoba zapisniku je zcela na vás.
Vyzkoušejte digitální plánování
Nejste klasický zapisovací typ? Vyzkoušejte pro začátek elektronický kalendář, který najdete ve svém chytrém telefonu. Nebo si stáhněte některou z mnoha online aplikací, které fungují jako poznámkový blok. Můžete do nich zapisovat úkoly, které dále spravujete nebo sdílíte s dalšími lidmi.
Sledujte nás na našem 